Einführung des Gesetzes
Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein deutsches Regelwerk aus dem Jahr 1995, welches unter anderem Dokumentationspflichten für Arbeitsverträge im Sinne von § 22 Abs. 1 Mindestlohngesetz. Also beispielsweise Anstellungsverträgen zwischen einem Sicherheitsunternehmen und einem Sicherheitsmitarbeiter. Das Gesetz wurde erstmals ausgefertigt am 20. Juli 1995. Zum 1. August 2022 traten Reformen in Kraft, wonach Verstöße gegen das NachwG mit Bußgeldern geahndet werden können. Dadurch sollte eine konsequentere Durchsetzung der Vorschriften erreicht werden. Die Vorschriften des Nachweisgesetzes sind indisponibel. Das heißt, sie können auch durch beiderseitige Vereinbarung nicht ausgeschlossen werden. Folglich weist das Gesetz sogenannten Zwangscharakter auf.
Sinn und Zweck
Unabhängig von den gesetzlichen Erfordernissen nach dem Nachweisgesetz gilt der Grundsatz der Formfreiheit, wonach ein Arbeitsvertrag auch mündlich wirksam zustande kommt. Ein Bewachungsunternehmen könnte sich in einem Konflikt über die Frage, ob ein Arbeitsvertrag mit einer Sicherheitskraft zustande gekommen ist, nicht auf Verletzung des Nachweisgesetzes berufen. Vielmehr soll das Nachweisgesetz Arbeitgeber dazu anhalten, letztlich auch mündliche Absprachen schriftlich zu fixieren. Dies dient einerseits beiderseitiger Transparenz. Andererseits erfüllt der Nachweis auch Beweiszwecke. Im Falle eines Streites über das Entstehen eines Arbeitsvertrages oder den einzeln ausgehandelten Bedingungen steht beiden Parteien so ein entsprechendes Dokument zur Verfügung.
Umfang der Nachweispflichten
Gemäß § 2 NachwG müssen bei einem Arbeitsvertrag folgende Inhalte schriftlich fixiert werden:
- der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
- der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
- eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- zusätzliche Angaben im Falle von Rufbereitschaft im Sinne von § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz
- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
- die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
- wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
Die genannten Bedingungen müssen nicht im Vertragsstil überbracht werden. Es genügt eine einfache Aufzählung.
Keine elektronische Fassung
Schriftliche Fixierung nach dem Nachweisgesetz orientiert sich an der Schriftform gemäß § 126 BGB. Das heißt, es ist grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift auf einem physisch verkörperten Schriftstück erforderlich. Die elektronische Form erfüllt diese Anforderungen gerade nicht. Es reicht also nicht aus, wenn ein Sicherheitsunternehmen einer angestellten Sicherheitskraft die Bedingungen via E-Mail oder Kopie zukommen lässt.
Zeitpunkt des Nachweises
Das NachwG dass Angaben gemäß Nummer 1, 7 und 8 (siehe oben) spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Niederschrift mit den Angaben nach Nummer 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach Satz 2 spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.
Um den organisatorischen Aufwand zu verringern, empfiehlt es sich jedoch, die Nachweise in einem gebündelten Dokument zeitgleich zu erbringen. Dadurch wird auch die Gefahr, die Informationen nicht vollständig auszuhändigen, verringert.
Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, greifen die verschärften Pflichten nicht ein. Etwas anderes gilt, wenn die Sicherheitskraft den Nachweis ausdrücklich verlangt. In diesem Fall muss das Sicherheitsunternehmen einen Nachweis erbringen. Es gilt hierbei eine siebentätige Frist für folgende Daten: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit Datums des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit. Übrige Informationen können theoretisch auch innerhalb einer Einmonatsfrist ausgehändigt werden.
Änderung von Angaben
§ 3 NachwG regelt den Fall, dass sich mindestens eine der oben aufgelisteten Angaben während des Arbeitsverhältnisses ändern. Nach § 3 S. 1 NachwG müssen Änderungen am Tag ihres Wirksamwerden schriftlich mitgeteilt werden.
Beispiel: seit dem 1. Januar 2020 besteht ein Arbeitsvertrag zwischen Sicherheitsunternehmen. Am 5. März 2021 einigen die Parteien sich auf eine Gehaltserhöhung um 10 Prozent mit Wirkung zum 1. Juni 2021. Folglich muss der schriftliche Nachweis spätestens am 1. Juni 2021 dem Sicherheitsmitarbeiter zugestellt werden.
Ausnahme: ein Nachweis muss aber nicht bei einer Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen erfolgen. Denn dann findet sich der entsprechende Nachweis bereits in diesen Regelungen.
Rechtsfolgen bei Missachtung
Gemäß § 4 Abs. 1 NachwG handelt ordnungswidrig, wer die wesentlichen Angaben entweder unvollständig oder nicht rechtzeitig dem Arbeitnehmer aushändigt. Dasselbe gilt für Änderungen, sofern nicht die Ausnahme nach § 3 S. 2 NachwG greift. Bei einem Verstoß kann das Sicherheitsunternehmen mit einer Geldbuße bis 2.000 Euro sanktioniert werden.