Die gesetzlichen Grundlagen zum Ausbildungsnachweis können unter § 14 Berufsbildungsgesetz nachgelesen werden (BBiG). Aus dem BBiG geht hervor, dass der Ausbildungsnachweis erforderlich ist, um an der Abschlussprüfung teilnehmen zu dürfen. Die Berichte fließen jedoch nicht in die Bewertung ein. Der Ausbildungsnachweis gehört zu den Arbeitsmitteln und muss vom Ausbildungsbetrieb kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Für Ausbildungen, die ab dem 1.Oktober 2017 begonnen wurden, gilt, dass der „Ständige Begleiter“ auch in elektronischer Form geführt werden darf. Die Form der Buchführung wird zu Anfang der Ausbildung mit dem Arbeitgeber im Vertrag festgelegt.