Grundsätze
Das Arbeitszeugnis ist eines der wichtigsten Unterlagen zur Bewerbung bei einem neuen Arbeitgeber. Da es zeitlich aktueller als Abschlusszeugnisse aus Schule, Ausbildung oder Studium ist, beeinflusst es Arbeitgeber in der Regel stärker als der Inhalt eines Prüfungszeugnisses. Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses folgt aus den Fürsorgepflichten des Arbeitgebers. Man unterscheidet das einfache und das qualifizierte Zeugnis. Das einfache Zeugnis dient lediglich der Bestätigung von Art und Dauer einer geleisteten Tätigkeit. Darüber deutlich hinausgehend enthält das qualifizierte Zeugnis auch Aussagen über Leistung und Sozialverhalten des Arbeitnehmers. Je gewichtiger eine Stelle ist, auf die sich eine Person bewirbt, desto höher liegen auch die Anforderungen an den Umfang des Arbeitszeugnisses aufseiten des potentiellen Arbeitgebers. Legt der Bewerber bloß ein einfaches Zeugnis vor, entsteht oftmals der Verdacht, er verzichte auf vertiefende Angaben, um möglicher Kritik auszuweichen.
Form
Das Zeugnis muss maschinenschriftlich verfasst und handschriftlich unterschrieben werden. Es ist auf Firmenpapier auszudrucken. Besonders wichtig ist die Angabe des genauen Ausstellungsdatums und der Firmenadresse. Nach Paragraf 109 Abs. 2 GewO muss der Wortlaut verständlich sein. Es dürfen keine zweideutigen Anspielungen oder unklaren Aussagen getroffen werden. Arbeitszeugnisse in digitaler Form erfüllen die Formerfordernisse unzureichend. Der Arbeitnehmer ist dann berechtigt, das Zeugnis zurückzuweisen und hat einen Anspruch auf Berichtigung der Formfehler.
Inhalt
In erster Linie werden im qualifizierten Zeugnis Leistung und Sozialverhalten beurteilt. Eine mögliche Gewerkschaftszugehörigkeit ist nur auf ausdrücklichen Wunsch des Beschäftigten zu erwähnen. Krankheiten oder sonstige Unterbrechungen der Arbeitszeit dürfen nur genannt werden, wenn diese mindestens die Hälfte der Beschäftigungszeit ausgemacht haben. Die Bewertung des Arbeitgebers ist durch zwei Prinzipien gekennzeichnet: die Wahrheitspflicht und „verständiges Wohlwollen“. Oberstes Gebot ist eine wahrheitsgemäße Beschreibung der Leistungen und des Verhaltens. Tatsachen dürfen nicht verschwiegen werden, wenn diese für die Gesamtbeurteilung von wesentlicher Bedeutung sind. Reine Behauptungen, Vermutungen oder Verdachtsmomente dürfen nicht erwähnt werden.
Eine Tatsache grenzt sich von der Vermutung allgemein davon ab, dass sie objektiv beweisbar ist. Als wesentlich für die Gesamtbetrachtung gelten das körperliche und geistige Leistungsvermögen, Qualifikationen und Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick, Arbeitsfähigkeit und Entscheidungsfähigkeit /-freudigkeit. Außerdienstliches Verhalten muss grundsätzlich unerwähnt bleiben. Ausnahme: es wirkt sich auf das Dienstverhältnis aus. Zum Beispiel das unbefugte betrunkene Fahren eines Dienstfahrzeugs.
Zeugnissprache
Es ist auf einen klaren und verständlichen Wortlaut zu achten. Der Interpretationsspielraum muss so gering wie möglich gehalten werden. Viele Arbeitgeber greifen üblicherweise auf Standardformulierungen zurück und richten sich nach der Schulnoten-Skala, also Bewertungen zwischen 1 (sehr gut) bis 6 (ungenügend).