Empfangsdienst

Tätigkeitsfeld
Die Aufgaben des Empfangsdienstes sind das Begrüßen, höfliche Empfangen von Besuchern und das Durchführen von Zutrittskontrollen. Personen, die im Empfangsdienst arbeiten haben ein vielseitiges Feld an Aufgaben. Der Empfangsbereich hat seinen Sitz am Eingang eines Unternehmens oder öffentlichen Gebäudes. Dort werden Besucher empfangen und angemeldet. Durch die Verwendung von EDV-Systemen (Informationssystemen) werden Besucherströme gelenkt und Kommunikationsanlagen gesteuert. Der Empfangsdienst ist einerseits Servicekraft und Ansprechpartner bei Fragen eines Besuchers. Auf der anderen Seite ist der Empfangsdienst für die Sicherheit zuständig und dafür verantwortlich, dass nur legitimierte Personen eine Zutrittsberechtigung erhalten. Die Tätigkeiten des Empfangsdiensts lauten:
  • Empfangen von Besuchern
  • Empfangen, anmelden und weiterleiten von Besuchern
  • Bedienung der Kommunikationsanlage, Telefondienst
  • Einlass- und Zutrittskontrollen
  • Erstellen von Besucherausweisen
  • Überwachen von Anlieferungen
  • Konferenzraumverwaltung
  • Verwaltung von Unternehmens- und Leihfahrzeugen
  • Auskunfts- und Informationsdienste
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Qualifikationen
Die Mitarbeiter im Empfangsdienst sollten eine Schulung oder Ausbildung im Sicherheitsbereich gemacht haben. Erwartet werden Erfahrungen in der Personalführung. Ein guter Empfangsdienst zeichnet sich durch Verantwortungsbereitschaft, Durchsetzungs- und Entscheidungsfähigkeit aus. Das Personal muss zuverlässig, freundlich und serviceorientiert wirken. Überdies sind Kenntnisse mit Schreibprogrammen und Excel von Vorteil.
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Pförtnerdienst
Eine Form des Empfangsdienstes ist der Pförtnerdienst. Der Pförtner ist die erste Person, welche ein Besucher zu Gesicht bekommt. Der Pförtner ist somit Teil der Präsentation eines Unternehmens. Der Pförtner kontrolliert jeglichen Eingangs- und Ausgangsverkehr. Seine Arbeitsstelle ist daher am Eingangsbereich eines Gebäudes platziert. Die Aufgaben eines Pförtners sind wesentlich mehr an sicherheitsrelevante Themen angeknüpft. Im Fokus steht die Kontrolle und Überprüfung von Besuchern und eingehenden Fahrzeugen:
  • Zutrittskontrolle bei Besuchern und Mitarbeitern
  • Warenausgangsprüfung und Lkw-Kontrolle
  • Ein- und Ausfahrtskontrolle von Pkw
  • Taschenüberprüfung
  • Sonderbewachung