Kurzerklärung
Unter Besucherabwicklung versteht man das Abwickeln von Besucherströmen an den Eingängen und Ausgängen eines Werkes oder Firmengeländes durch den Empfangsdienst oder Pförtner.
Funktionen
Das Koordinieren des Personenverkehrs auf dem Betriebsgelände verfolgt mehrere Zwecke. Aus Perspektive der Sicherheit soll durch die Besucherabwicklung gewährleistet werden, dass sich keine „ungebetenen Gäste“ im Unternehmen bewegen. Die Besucherabwicklung dient der Durchsetzung des Hausrechts. Durch das Erfassen von ein- und ausgehenden Personen sollen Diebstähle vermieden und die Vertraulichkeit von Geschäftsgeheimnissen gewahrt werden.
Darüber hinaus nimmt der Empfangsdienst auch repräsentative Funktionen ein und steht Besuchern als Ansprechpartner zu einfachen Serviceleistungen zur Verfügung. An der Pforte sitzen die Mitarbeiter, welche ein Besucher zum ersten mal zu Gesicht bekommt, wenn er das Werk betritt. Ein kompetenter Besuchsdienst schafft gegenüber potentiellen Kunden einen guten Eindruck. Überdies können die Empfangsmitarbeiter dabei behilflich sein, eine Person anzumelden und den Zugang zu einem Gebäudeteil durch eine Wegbeschreibung o.Ä. erleichtern.
Tätigkeiten
Die Besucherabwicklung erfasst zur Erfüllung ihrer Funktionen mehrere Tätigkeiten. So ist die Besucherabwicklung zuständig für das Kontrollieren von Mitarbeiterausweisen. Ebenso kann erstmaligen Besuchern ein Besucherausweis provisorisch ausgestellt werden. Die Zutrittsberechtigung wird in Form einer Chipkarte, eines Kärtchen oder sonstigen elektronischen Schlüssel nachgewiesen.